Bug Online

Unatoč svim mogućnostima koje nudi informatizacija, mnogi se poslovni sustavi i dalje svode na nešto što su računala ponudila još prije gotovo 30 godina: sofisticirane pisaće strojeve. Sve što nije draft, radna verzija, predložak i slično uredno se tiska (mada ta riječ otkada smo napustili olovna slova više nema pravog značenja), ukoričuje, ulaže u čuvene žute košuljice upravnih i neupravnih predmeta, odlaže u registratore te slaže u pismohrane i arhive.

Sva ta papirologija na kraju završava u nekim kutijama i obično u podrumima punim cijevi i uz iznimno loše mikroklimatske uvjete (potpuno neprikladno i protivno pravilima o arhiviranju). Ulaganje u dobru pismohranu, što uključuje i "hardver" (prostorija, ormari, označavanje, posebne klizne police) i "softver" (osobu zaduženu za pismohranu, s odgovarajućim znanjem i ispitom te vremenom da se time bavi) - nešto je za što se obično ne nađe novca ni kada je vrijeme prosperiteta, a ne recesija. Posljedica je svega da često sa spremljenom dokumentacijom imamo stanje od osrednjeg nereda do kaosa.

A kako nam poneki stari ugovor zna zatrebati, nekom radniku mogu biti pogrešno upisani podaci u radnoj knjižici stari 20 godina, ponekad je potrebno naći shemu instalacija po zgradi da bismo mogli pronaći odakle kaplje voda - traženje dokumentacije zna poprimiti epske dimenzije. Kao što znamo, kod papira nema Google Desktopa, Windows Searcha i sličnog softvera. Samo kopanje među gomilom papira, uz nadu da je potrebna stvar uopće ostavljena gdje bi trebala biti.

Međutim, normiranje PDF-a kao službenog ISO, pa sada i hrvatskog standarda za dugotrajno čuvanje elektroničkih zapisa spada u jedan od ključnih događaja koji mogu bitno promijeniti stanje u području arhiviranja i otvoriti neke nove mogućnosti.

Zašto nema više elektroničkih arhiva?

Razlozi zašto se ogromna količina podataka čuva na papirima brojni su. Dio je tradicijske prirode ("mi tako radimo"), dio je uzrokovan propisima (posebno javnobilježnički i slični akti), dio je posljedica praktičnosti, a dio svakako i posljedica nepovjerenja u čuvanje podataka u elektroničkom obliku. Ovo zadnje, nepovjerenje, ima i svoju stvarnu i opravdanu pozadinu.

Sami mediji za čuvanje podataka povijesno su se pokazali problematičnima, bilo zbog promjene formata, primjerice kod disketa, bilo zbog njihove nepouzdanosti - CD se kao medij za arhiviranje pokazao iznimno lošim. Trajanje mu je svega 5 - 6 godina, a svako toliko presnimavati cijelu arhivu jednostavno je naporno, nepraktično, pa i dosadno.

Problem kod dugotrajnog čuvanja jest i promjena softvera kojim su dokumenti izrađeni. Ponekad se to može riješiti stalnim snimanjem u novijim verzijama (što opet predstavlja ogroman posao). Ponekad je potrebno dokumente konvertirati (stariji će se sjetiti tzv.  CROSCII standarda, gdje su "naša slova" bila smještena na mjesto zagrada). Ponekad zaista nađemo problem jer se neki softver jednostavno više ne razvija. Primjer s kojim je bilo problema i u našim krajevima program je za obradu teksta ChiWriter. On je još u doba DOS-a nudio neke napredne mogućnosti uređivanja teksta, postao veoma popularan, posebno u znanstvenim i tehnički orijentiranim krugovima, no razvoj ChiWritera je prekinut 1996. godine, a nije napravljen sustav konverzije tekstova u npr. Wordov .doc. Stoga se za pristup dokumentima pisanim u ChiWriteru treba instalirati taj stari program, nakon čega se može eksportirati čisti tekst ili datoteka za ispis koja se uz malo petljanja može ispisati u PDF.

Svemu tome treba dodati i inertnost velikih poslovnih i državnih sustava, dakle upravo onih koji imaju i najveće količine podataka na čuvanju, te ustaljenu praksu čuvanja papirnih verzija dokumenata, koji se nakon određenog roka uništavaju ili predaju nadležnom državnom arhivu. A ustaljena administrativna praksa, posebno ako je potpomognuta različitim pravilnicima kako treba čuvati podatke (gdje se naravno spominje papir) - iznimno je teška prepreka za korjenite reforme.

I dok se tehnički dio - pouzdanost sustava za arhiviranje - polagano rješava, dijelom uslijed iznimnog pada cijena čvrstih diskova, a razvijaju se i posebni sustavi za dugotrajnu pohranu - pitanje softverske kompatibilnosti prema budućnosti riješio je International Organization for Standardization proglašavajući PDF službenim standardom. A Hrvatski zavod za norme je, slijedeći svjetsku praksu, prihvatio standard, koji je dobio i hrvatsku oznaku: HRN ISO 19005-1:2008, dok je puni naziv: Upravljanje dokumentima - Format datoteka elektroničkih dokumenata za dugoročnu zaštitu - 1. dio: Uporaba PDF-a 1.4 (PDF/A-1).