Bug Online

U Europi postoje slični koncepti i standardi za upravljanje elektroničkim dokumentima i spisima u javnoj upravi. U Austriji govorimo o konceptu ELAK (Elektronischer Akt), u Norveškoj se spominje NOARK, a u Švicarskoj je implementirana strategija GEVER (Geschäftsverwaltung). Primjerice, sustav ELAK u Austriji koji se temelji na programskom rješenju Fabasoft eGov-Suite koristi više od 9500 korisnika u državnoj upravi.

Specifikaciju MoReq2 (Model Requirements for the Management of Electronic Records) koja definira nekoliko stotina funkcionalnih i nefunkcionalnih zahtjeva i smjernica za sustave upravljanja elektroničkim spisima preuzele su mnoge zemlje diljem Europe. Ova nova verzija specifikacije još nije prevedena na hrvatski jezik, za razliku od inicijalne MoReq specifikacije.

ISO 15489 Information and documentation - Records management međunarodna je norma za upravljanje spisima, a prihvaćena je i kao hrvatska norma. Norma se sastoji od dva dijela pod općim nazivom Informacije i dokumentacija - Upravljanje spisima: (1) općenito i (2) smjernice (tehničko izvješće). Temeljne su značajke spisa prema ovoj normi: autentičnost, pouzdanost, integritet i iskoristivost.

Ured bez papira

Koncept DOMEA (njem. DOkumentenManagement und Elektronische Archivierung im IT-gestützten Geschäftsgang; engl. DOcument Management and Electronic Archiving in Electronic Courses of Business), također poznat kao koncept ureda bez papira, najpoznatija je smjernica i specifikacija za implementaciju elektroničkih dokumenata i spisa u Njemačkoj. Glavni je cilj ovog koncepta predstaviti elektronički dokument. Temeljna pretpostavka ovog koncepta jest da elektronički dokumenti imaju istu pravnu snagu kao i dokumenti na papiru.

Koncept je započet kao pilot-projekt u njemačkom Ministarstvu unutrašnjih poslova 1996. godine, a objavila ga je njemačka Agencija za koordinaciju i savjetovanje savezne vlade za informacijsko inženjerstvo KBSt (www.cio.bund.de) u studenom 1999. godine.

Certifikacija programskih rješenja za upravljanje dokumentima i elektroničko arhiviranje obavlja se prema DOMEA 2.0 katalogu zahtjeva (www.verwaltung-innovativ.de) koji je objavljen u siječnju 2005. godine. Ovaj katalog sadrži oko 280 funkcionalnih i nefunkcionalnih zahtjeva koji su podijeljeni u osam osnovnih grupa zahtjeva (tablica 2).

Četiri glavne grupe funkcionalnih zahtjeva jesu: upravljanje ulaznim dokumentima, obrada dokumenata, otprema i arhiviranje. Grupe nefunkcionalnih zahtjeva su sljedeće: ergonomija programske opreme, administracija fukcionalnosti, tehnička administracija i infrastruktura.

Kod definiranja DOMEA 2.0 kataloga zahtjeva u obzir su uzeti zahtjevi iz različitih izvora: SAGA 2.0 standardi i arhitekture za e-government aplikacije (http://www.kbst.bund.de/saga), inicijalna MoReq specifikacija objavljena 2001. godine, BITV (Barrierefreie Informationstechnik Verordnung) pravilnik koji definira pristupačnost svih službenih informacija objavljenih na webu prema WAI (Web Accessibility Initiative) preporukama i e-Government priručniku (www.bsi.bund.de).

U studenom 2005. godine inicijalni je DOMEA organizacijski koncept aktualiziran te uzima u obzir tehnološke i organizacijske promjene nastale u posljednjih šest godina. Osim opisa osnovnih grupa zahtjeva i aspekta arhiviranja elektroničkih dokumenata, DOMEA 2.1 organizacijski koncept sadrži i opsežan pojmovnik.

Koncept DOMEA definira i 11 dodatnih modula za upravljanje dokumentima i elektroničko arhiviranje u državnoj upravi (npr. virtualna pisarnica i sustav obrade predmeta; procesi skeniranja; odabiranje i arhiviranje elektroničkih dokumenata; tehnički aspekti arhiviranja elektroničkih zapisa; sigurnost podataka itd.)

Koncept DOMEA podržava uporabu sustava spisovodstva, elektroničku pohranu dokumenata i sustav upravljanja radnim procesima (engl. workflow management). Dokumenti u konceptu DOMEA predstavljaju osnovnu jedinicu za pohranjivanje primarnih informacija. Radni procesi u kojima se dokumenti obrađuju čine zaokruženu jedinicu posla.