Iz podataka Europske komisije vidljivo je da su hrvatske tvrtke ubrzale digitalizaciju - 63,45% malih i srednjih tvrtki koristi barem osnovne digitalne alate, a velike tvrtke bliže se europskom prosjeku. Unatoč investicijama u digitalno poslovanje, mnogi poslovni sustavi još nisu riješili izazov upravljanja informacijama, što je preduvjet za uvođenje AI alata. Dokumenti su često pohranjeni u različitim sustavima, zaposleni troše sate na njihovo pronalaženje i obradu pa je informacijama teško upravljati.

Uvođenje umjetne inteligencije dodatno je naglasilo izazov upravljanja dokumentacijom, koji je posebno istaknut u okruženju proizvodne industrije. Hrvatska poslovno-tehnološka tvrtka Unitfly, partner za implementaciju sustava za upravljanje informacijama, M-Filesa, pokreće niz besplatnih online webinara tijekom kojih će na praktičnim primjerima pokazati kako pomoću tehnologije organizirati dokumentaciju i pripremiti tvrtke na uvođenje AI alata. Kvaliteta AI alata izravno ovisi o kvaliteti, dostupnosti i kontekstu podataka kojima tvrtke raspolažu. Bez strukturiranih i organiziranih informacija AI sustavi ne mogu ostvariti puni potencijal. Zato sve više tvrtki ulaže u sustave za upravljanje dokumentima i informacijama.

Besplatan webinar za proizvodni sektor

Kako bi pomogao tvrtkama da bolje upravljaju dokumentima i pripreme temelje za primjenu AI-ja, Unitfly 30. lipnja organizira besplatan webinar pod nazivom "Manje pretraživanja, manje zastoja: kontrola nad dokumentima u proizvodnji". Proizvodne tvrtke se svakodnevno suočavaju s izazovima pronalaženja radnih uputa, tehničke dokumentacije, certifikata, odobrenja i audit dokaza raspoređenih kroz različite sustave, foldere i emailove.

Sudionici će saznati kako brže pronaći važeće dokumente, smanjiti rizik korištenja zastarjelih verzija, povezati dokumentaciju s proizvodima, dijelovima, linijama i dobavljačima te iskoristiti potencijal umjetne inteligencije za brži pristup informacijama. Svi sudionici dobit će i vodič "AI u proizvodnji: od traženja dokumenata do pouzdanih odgovora". Unitfly će tijekom jeseni, ovisno o interesu, organizirati još jedan do dva besplatna webinara da bi kroz praktične primjere problematike i implementacije tehnologije potaknuo daljnju digitalizaciju proizvodne industrije.

Upravljanje dokumentima povećava poslovnu učinkovitost za 75%

M-Files je uvršten u Gartner® Magic Quadrant™ izvješće za upravljanje dokumentima za 2026. godinu, dok Forrester Total Economic Impact™ studija pokazuje da tvrtke korištenjem M-Filesa ostvaruju prosječan povrat ulaganja od 301 posto tijekom tri godine.

"Velike organizacije danas više ne traže samo mjesto za pohranu dokumenata. Traže način kako informacije pretvoriti u poslovnu vrijednost, ubrzati procese i osigurati kvalitetne podatke za umjetnu inteligenciju. Upravo zato upravljanje informacijama postaje jedan od ključnih elemenata konkurentnosti i digitalizacije", istaknuo je Ivan Marković, CEO Unitflyja.

Prema Forresterovoj analizi, organizacije koje koriste M-Files postižu poboljšanja poslovne učinkovitosti. Vrijeme potrebno za pronalaženje, pretraživanje i razumijevanje dokumenata smanjuje se za 65 posto, procesi pohrane i klasifikacije dokumenata ubrzavaju se za 70 posto, dok se učinkovitost ključnih poslovnih procesa povećava za 75 posto. Vrijeme potrebno za interne revizije i procese usklađenosti smanjuje se za 30 posto, a poslovni projekti realiziraju se u prosjeku 10 posto brže.

Za razliku od tradicionalnih sustava koji dokumente organiziraju kroz mape i direktorije, M-Files koristi metapodatke, umjetnu inteligenciju i koncept knowledge graph tehnologije kako bi informacije povezao s poslovnim procesima, projektima, klijentima i zaposlenicima. Time dokumenti postaju dio poslovnih procesa i donošenja odluka. Sustav se pritom integrira s Microsoft 365 okruženjem, omogućujući zaposlenicima pristup informacijama unutar alata koje svakodnevno koriste.

Ovakav pristup dolazi do izražaja u kontekstu umjetne inteligencije. Forrester navodi kako organizacije koje koriste M-Files stvaraju temelje za AI inicijative jer sustav osigurava da alati poput Microsoft Copilota pristupaju strukturiranim, relevantnim i pouzdanim informacijama. Na taj način umjetna inteligencija daje preciznije rezultate, a organizacije ostvaruju vrijednost svojih AI ulaganja.

Sve veća količina podataka, regulatorni zahtjevi i primjena umjetne inteligencije pred tvrtke stavljaju nove izazove. Priznanja Gartnera i rezultati Forresterove studije potvrđuju da upravljanje dokumentima utječe na produktivnost, profitabilnost i spremnost organizacija za poslovanje u AI eri.