Microsoft je objavio službene upute i tehničke preduvjete prema kojima korisnici njihovih uredskih paketa na računalima a macOS-om te iPhoneima i iPadima moraju provesti ažuriranja softvera najkasnije do 13. srpnja ove godine. Razlog za ovu promjenu leži u zamjeni licencnog certifikata unutar samih aplikacija, kojem istječe valjanost navedenog datuma. Ako se nadogradnja ne izvrši na vrijeme, aplikacije poput Worda, Excela, PowerPointa, Outlooka i OneNotea prijeći će u takozvani "način rada smanjene funkcionalnosti".

Kako izbjeći "read only" način rada

U tom načinu rada, korisnicima će biti onemogućeno uređivanje postojećih datoteka, spremanje unesenih promjena te kreiranje potpuno novih dokumenata. Iako nikakvog gubitka podataka neće biti, funkcionalnost će biti ograničena isključivo za otvaranje, pregledavanje i ispisivanje dokumenata. Ova promjena pogađa pretplatnike paketa Microsoft 365 na Appleovim operacijskim sustavima, ali i vlasnike verzija bez pretplate, što uključuje Office 2021 i Office 2019 na macOS uređajima.

Kako bi se uspješno instalirao novi certifikat i zadržala puna funkcionalnost programa, uređaji moraju zadovoljiti minimalne verzije operativnih sustava. Za računala Mac to podrazumijeva instaliran macOS 12 (Monterey) ili noviji, dok je minimalna potrebna verzija Office aplikacije 16.83. S druge strane, korisnici iPhone i iPad uređaja moraju imati instaliran iOS 17.0 ili noviji te verziju Microsoft 365 aplikacije 2.93 ili noviju.

Korisnici čiji hardver ne podržava navedene minimalne operativne sustave neće moći instalirati potrebna ažuriranja niti obnoviti navedeni certifikat. Za takve slučajeve, privremeno rješenje predstavlja tek korištenje mrežne verzije paketa Microsoft 365 kroz internetski preglednik, gdje se dokumenti i dalje mogu uređivati bez nadogradnje lokalnog operacijskog sustava. Promjena se odnosi isključivo na Appleove platforme, pa operativni sustavi Windows i Android njome nisu pogođeni.

Bitno je napomenuti i da se korištenje na webu i opisani postupci ažuriranja odnose na one s aktivnim pretplatama na Microsoft 365 ili vlasnicima trajnih licenci za Office 2021. Podrška za paket Office 2019 za Mac završila je 10. listopada 2023. i te aplikacije više ne primaju ažuriranja – pa će nakon 13. srpnja u svakom slučaju postati praktički beskorisne.

Postupak instalacije nadogradnji

Proces ažuriranja zahtijeva da se najprije nadogradi OS na Apple uređaju, a tek potom Microsoftove aplikacije. Na Macovima se provjera sustava vrši odlaskom u Apple izbornik, zatim u Postavke sustava, pa preko kartice Općenito do stavke Ažuriranje softvera. Na iPhoneu i iPadu postupak je sličan i izvodi se unutar aplikacije Postavke pod izbornikom Općenito i Ažuriranje softvera.

Nakon što je OS usklađen s novim zahtjevima, prelazi se na ažuriranje Office paketa. Na Macu je potrebno otvoriti bilo koju Office aplikaciju, u traci s izbornicima odabrati Pomoć te kliknuti na Provjeri ažuriranja, što će pokrenuti alat Microsoft AutoUpdate. Na iPhoneu i iPadu ažuriranje se provodi unutar App Storea, pritiskom na profilnu sliku i odabirom opcije ažuriranja pored pojedinačne Microsoft 365 aplikacije ili klikom na "Ažuriraj sve".