Četiri-pet desetljeća u svijetu računala zvuči nestvarno dugo, kao da govorimo o nekoj davnoj prapovijesti civilizacije koja se spominje samo još u legendama, ali toliko otprilike traje potraga za idealnom recepturom kolaboracijskih alata. Problematika je stara koliko i same računalne mreže, Internet ju je devedesetih godina istaknuo, a nesretna kriza s koronavirusom, u kojoj bezbrojni ljudi iznenada i neplanirano moraju raditi od kuće, pogurala u prvi plan. Kako organizirati učinkovit timski rad preko računala? Gledano laički, lako bi bilo pomisliti da se tijekom tolikih godina već trebalo naći idealno rješenje, ali zapravo pred sobom imamo još priličan put.

U dnevnoj praksi, ovaj se načelni problem svodi na neka vrlo opipljiva, realna pitanja. Kako više korisnika može istodobno obrađivati neki dokument, odnosno datoteku? I to tako da ne smetaju jedan drugome, ali su svi svjesni jedan drugog? Kako pritom komunicirati, diskutirati i donositi zaključke? Da ne bude zabune, problem organizacije rada zasebno je veliko pitanje (također uglavnom neodgovoreno), ali ono čime se ovdje bavimo je njegov, nazovimo ga tako, digitalni aspekt.

Konfliktne ideje

Odmah se obračunajmo s jednom velikom ali završenom frontom: ova problematika nije više “hardverska”. Ona je to prestala biti najkasnije kad se masovno proširio širokopojasni pristup Internetu, čime su i računala i veze među njima postali više nego dovoljno moćni i propusni da omoguće zajednički online rad velikoj većini korisnika. Ili malo poetskije rečeno, ako je pola svijeta moglo igrati WoW 2004. godine, onda definitivno 2020. godine pola svijeta može zajednički raditi online. Glavni problem je, pak, u recepturi koja bi taj zajednički rad trebala omogućiti.

Zašto je tome tako postalo bi jasnije čim bismo pokušali sami osmisliti neki takav kolaboracijski sustav, pa krenuli od nabrajanja zahtjeva koje bi on morao zadovoljiti. Krenimo s nekoliko osnova: takav bi sustav morao omogućiti istodobnu obradu raznih vrsta i broja datoteka od više korisnika, koji tu obradu mogu pratiti u realnom vremenu ili pregledati promjene kasnije. Potom, tu je i struktura dozvole pristupa korisnika datotekama, ovisno o njihovim ulogama i fazama procesa. Svi sadržaji morali bi biti dostupni na centraliziranom mjestu, gdje se mogu lako organizirati i verzionirati, ali bi i korisnici morali moći napraviti nešto offline kad treba, i sinkronizirati se naknadno.

Dodajmo na to sustav komuniciranja koji bi mogao uključivati više formi: audiopozive, pozive koji uključuju i video, prezentiranje pred kamerom ili dijeljenje sadržaja ekrana, možda nekakvo glasanje, ali uz sve to i chat. Sve se mora moći praktično koristiti, biti dovoljno fleksibilno da pokrije razne vrste organizacija koje imaju svoje vlastite procese rada, ali i dovoljno jednostavno da praktički svatko to može koristiti.

Zasigurno ste uočili da među ovim zahtjevima već a priori postoje određeni konflikti: jednostavnost, prilagodljivost i potpunost neizvedivi su “pod istim krovom”. Neka se u priču još uplete rukovanje korisničkim relacijama (CRM), integracija s raznim eksternim alatima i slično, i problem buja poput proljetnog korova.

Predstavnici teške kategorije

Stoga je interesantno promotriti kako su neki od velikih igrača na ovom području pokušali pristupiti problemu, ali i kako su drugi, manji, ščepali određenu nišu kolaboracijskog rada i na njoj sagradili ime.

Microsoft, kao predstavnik najteže kategorije, kotrlja se u ovoj tematici već desetljećima. Njegova aktualna politika od otprilike 2017. godine usmjerila se na integraciju Officea, Outlooka, Skypea, SharePointa kao sustava upravljanja dokumentima, te raznih drugih usluga na više platformi, s aplikacijom Teams, kao okosnicom svega toga, i pretplatničkim modelom naplate. Ili narodski rečeno, “ispovezano” i integrirano sve osim Flight Simulatora.

No šalu na stranu, ovaj koncept za Microsoft se pokazao dobrom idejom, i mnogim je tvrtkama koje su već ionako plovile Officeom, SharePointom ili drugim Microsoftovim vodama bio samo prirodan korak dalje, čak i ako im na umu prvotno nije bio online kolaboracijski rad. Nema sumnje da je taj super integrirani koncept izuzetno moćan, i temeljito pokriva većinu kolaboracijskih, odnosno uredskih, potreba većine uobičajenih organizacija. No unatoč Microsoftovom nastojanju da svaki korisnik ili radna grupa “vide” samo ono što im treba za dnevni rad, sa svim njenim funkcionalnostima, ta platforma nije nimalo jednostavna, čak ni za korisnike koji inače imaju iskustva s Officeom.

To što se možda vama ne čini tako kompliciranim nije bitno; samim time što u ruci držite Bug, spadate u onaj mali podskup nacije koji se dobro snalazi s računalima. Međutim, tako nešto mora biti shvatljivo i teti Miciki od “šest banki” iz urudžbenog odjela, koja oduvijek na računalu piše veliko slovo prvo uključivši, a poslije isključivši Caps Lock. Kolaboracijski softver za tvrtke nema mnogo smisla ako je ograničen na nekoliko ludih eksperata – oni ionako već i sami znaju kako se organizirati i bez njega.

Doktrina iz Mountain Viewa

Drugi gigant, Google, odabrao je drukčiji pristup. Nakon svojedobnog lansiranja platforme Google Docs, bez mnogo pompe, ona je počela sigurno prikupljati svoje poklonike. Premda se tijekom godina naoružala raznim korisnim mogućnostima, i dalje se u osnovi radi o relativno jednostavnim, ali sasvim funkcionalnim aplikacijama za obradu nekoliko tipičnih vrsta dokumenata. Zna ih koristiti svatko bez mnogo razmišljanja, sve snimljeno sprema se u korisnički prostor koji se može dijeliti, i sve je to na osnovnoj razini potpuno besplatno, s time da ta osnovna razina nije nekakav otužni crippleware, već se i s njom može vrlo ozbiljno raditi, a Google uglavnom živi prodajući proizvod s dodatnim gigabajtima prostora, računima i sličnim, povremenim organizacijama kojima je ta osnovna ponuda ipak premala.

Lukav Googleov potez bila je upravo ta besplatna, jednostavna ponuda, radi koje su mnogi odlučili svoje privatne stvari raditi u Google Docsima, pa im je bilo komotno prenijeti to znanje i iskustvo i u svoj profesionalni svijet.

Google niti izbliza ne nudi toliko mogućnosti koliko nudi Microsoft, niti ima toliko razina povezanosti svega i svačega, ali bolje kotira kod etalonske tete Micike, i to je jedan snažan adut koji sve druge slabosti stavlja u sjenu.

Prilika za manje igrače

To su tek dva vrlo poznata primjera tvrtki i njihovih pristupa, a gotovo svaki gigant poslovnog softvera ima ili neko vlastito takvo rješenje, ili barem nudi neki njegov element. No ima ovdje mjesta i za manje tvrtke: i one su iskoristile situaciju i obrale nešto sitnijeg voća na ovom tržištu.

Primjerice, Slack, poznat između ostalog po tome što ga se na parne datume kuje u zvijezde a na neparne trpa u grob, afirmirao se kao softver za chat, načelno univerzalan, ali smišljeno dizajniran za grupe koje imaju svoje podskupine, posebne notifikacije, i slično. Ovdje se radi o poslovnoj logici: rješavamo samo jedan problem, ali ga rješavamo dobro i ne petljamo se u sve i svašta. I taj koncept je nesumnjivo velikim dijelom zaslužan za Slackovu popularnost.

Ista ta prednost ujedno je i nedostatak: takva aplikacija mora se moći dobro integrirati s drugim sličnim alatima koje kupci možda koriste, ali čak i ako to radi savršeno, i dalje je posrijedi nezavisan softver, a ne nešto što dolazi već uključeno u jedan glavni proizvod. Nije problem za entuzijaste, ali za administratore koji se moraju brinuti o troznamenkastom broju računala – jest.

Slično Slacku, mogu se pronaći brojne male tvrtke koje su cijelo svoje poslovanje usmjerile na neki segment kolaboracijskih sustava: od redukcije spama i nepotrebnih notifikacija, preko kontroliranja dokumenata i gramatike, do pomoći u njihovoj distribuciji, upravljanju kontaktima, plug-inova za Office i još sto drugih čuda. Iako na prvi pogled razvoj takvih alata drugim tvrtkama može djelovati pomalo dosadno ili potpuno lišeno šarolikih trendova, prednost je to što takve niše, jednom kad se napokon nađu poslovni korisnici, obično donose bolje i stalnije prihode nego ako se pouzdate na hirovite potrošače. (Unatoč tome, ipak mnogo takvih malih projekata propada.)

Potraga se nastavlja

Gledajući širu sliku, sama takva situacija u kojoj giganti imaju različite pristupe rješenju problema, a u njihovoj je orbiti još bezbroj manjih igrača sa svojim poboljšanjima i dodacima, čisti je dokaz da se univerzalna, odnosno pobjednička, receptura još uvijek traži. Potencijalni benefiti uspjeha na tom području nepojmljivo su veliki, tako da se u njega i dalje investira dosta – a situacija uslijed koronavirusa, radi koje mnogi moraju raditi udaljeno preko računala, htjeli oni to ili ne, podigla je ulog još više.

Kao što se već nekoliko puta događalo u povijesti IT-a u drugim područjima, sad u ovom vlada stanje u kojem i jedan startup koji nema nužno veliku infrastrukturu, ali ima fantastičnu ideju ili tehnologiju koju bi mogao prodati, može preko noći postati velik igrač. Naravno, pandemija ne može vječno trajati (i možda je već stvar prošlosti ako ovo čitate koji mjesec kasnije), ali mnogo radi nje stečenih navika, osobito ako pojeftinjuju poslovanje svima, više se neće mijenjati. A ni ne mora poslovanje biti posrijedi: mnogo takvih sustava redovito se koristi u privatnom životu, ili iz hobija, tako da će, bez obzira na to za što koristite računalo, osim ako ste čisti igrač, u nadolazeće vrijeme biti zanimljivo pratiti ovu frontu.